Шесть важных слайдов: как создать универсальный шаблон для бизнес-презентации

В этой статье я хочу познакомить вас с шестью наиболее важными слайдами для создания консалтинговой презентации. Возможно, эти правила применимы не ко всем. Однако наличие стандартизированного шаблона всегда выручает.

Следующие примеры состоят из списка вспомогательных элементов, основанных на «ключевых составных блоках», на которых держится презентация McKinsey.

1. Какова предистория, основные проблемы и цели?
2. Какие инновации/изменения мы привносим?
3. Каково наше влияние на изменение ситуации в цифрах?
4. На какие ключевые вопросы нам нужно найти ответ?
5. Какие воркшопы и встречи необходимо провести с клиентом согласно детализированному рабочему графику?
6. На какой эффект от проекта должна ориентироваться команда?

Презентация – это способ коммуникации, передачи вашего сообщения через слайды. Так, вы можете понятно разложить вашу аргументацию и тестирование гипотез среди большого круга аналитиков и стейкхолдеров. Следующие примеры шести слайдов могут пригодиться, так как они составляют основной скелет среднестатистической консалтинговой презентации.

Предистория, основные проблемы и цели

Большинство консультантов обычно забывают напомнить клиенту о контексте в начале презентации. Часто это происходит по простой причине: команда слишком долго работала на проекте. И эта работа уже стала частью их повседневной жизни. Однако представители клиента совсем ничего не знают об этом.

Рекомендация. Создайте универсальный слайд-шаблон для описания предистории, проблем и целей проекта. Проще говоря, подготовьте слайд о контексте ситуации. Неважно, с чего вы начнете повествование (с текущей ситуации, усложнений или краткой истории возникновения проблемы), все равно – это крайне важно, начать с контекста и имеющихся данных. Если говорить о дизайне слайда в деталях, то поместите исходные данные слева, а цели – справа. Так будет понятнее. Как правило, аудитория не готова воспринимать более, чем 3-4 идеи на слайде, в начале повествования. Если поставите больше, все потеряют интерес. Так что в этом случае поможет мышление в духе: «Скажи кратко о большой проблеме и о том, что вы собираетесь делать, чтобы ее решить». Работа консультанта – детально раскрыть контекст, проблему и дальнейшие шаги в презентации.

Изменения, которые мы привносим

На проектах по трансформации бизнеса наиболее приемлемым станет шаблон по инновациям или изменениям. В McKinsey называют это моделью «от» и «до». Соответственно, на слайде желательно отобразить две колонки «что было ранее» и «прогноз». Они будут освещать текущее состояние дел и то, чего команда аналитиков стремится достичь. Здесь желательно также описывать все в пяти-шести буллетах, таким образом вырисовывая «Изумрудный город», который приглянется всем. Аудитория обычно очень хорошо относится к подобному подходу, так как он позволяет видеть большую картину.

Однако то, что достаточно легко объяснить, очень сложно воссоздать. И тут вспоминается известная цитата 28-го президента США Вудро Уилсона: «Если я буду говорить 10 минут, мне нужна неделя для подготовки. Если час, то я готов прямо сейчас». Это большая работа, я бы сказала – это челлендж, представить важные и играющие большую роль тезисы.

Цифры создают историю

Консультанты говорят цифрами или процентными соотношениями. Цифры говорят правду, а вот словесные сочетания могут обмануть. Без цифр сложно понимать, на какой рынок стоит выходить, где можно завоевать лучшую долю рынка и т.д. Цифры – единственное, без чего презентация McKinsey не может существовать.

Ключевые вопросы, требующие ответа

Основные пять-шесть вопросов, входящих в шаблон «ключевых вопросов», должны стать структурой для всего документа. Эти вопросы должны иметь связь с первым слайдом о контексте, поэтому необходимо соблюдать последовательность. Допустим, одна из целей состоит в том, что «нужно выработать лучшую операционную модель». Тогда в этом разделе спросите: «Какие потенциальные комбинации операционных моделей более всего подходят вашим планам по дальнейшему росту?» или «Есть ли у вас модели конкурентов, на которые стоит ориентироваться?»

Проще говоря, основные вопросы помогают выстроить структуру презентации наилучшим способом. Задавая вопросы, стоит помнить, что именно вы сейчас пытаетесь структурировать во фреймворк.

Задайте желанный рабочий ритм

Используйте Гантт-чарты и Think-cell, чтобы визуализировать рабочий план действий. Без знаний Think-cell в McKinsey не обойтись. Гантт-чарт обычно подразумевает три секции: описание активностей, таймлайн и ответственного (или команду ответственных). На таймлайне нужно отмечать важные встречи, воркшопы и другие ключевые совещания.

Команда

Каждый проект имеет стейкхолдеров. Стоит создать слайд с ответственными за ожидания основных бенефициаров. Здесь важно расставить на свои места задачи команды консультантов и сформированного проектного офиса внутри организации, что позволит грамотно распределить ожидания и KPIs.

Источник: бывший консультант McKinsey Шу Хаттори, мой вольный перевод его тезисов и свой консалтинговый опыт