Я уже поднимала тему того, как правильно отвечать на вопросы высшего руководства и как структурировать ответ. Но сегодня речь пойдет не совсем о top-down подходе.

Разберем «правило трех». Вы, наверное, замечали, что на своих семинарах я всегда представляю идеи в виде пирамиды с тремя главными аргументами на key line. Это позволяет сфокусироваться только на трех важных идеях для дальнейшего обсуждения. Но это про презентации и иные печатные документы.

А теперь давайте представим очень распространенную ситуацию. К примеру, вы встретились со своим руководителем в холле или зашли вместе в лифт. CEO приветствует вас и, между делом, интересуется, как продвигается проект. Как вы ответите? Не удивлюсь, если скажете, мол, все нормально, проблем нет. Но на деле от вас ожидают совсем другого ответа, который вы должны быть готовы дать за 30 секунд – минуту (в идеале).

Представим, что вы работаете на проекте, где вам поручили изучить рынок, на который компании предстоит выводить новый продукт. Что ж, вы оценили возможность выхода, провели множество интервью с экспертами, заглянули в отделы финансов и маркетинга и пришли к гипотезе о том, что Англия, по всей видимости, больше всего подходит для запуска нового продукта.

И тут в офис вошел CEO. Он располагающе поинтересовался вашими делами, убедился, что именно вы работаете на данном проекте, а далее – он хочет узнать, как продвигается проект. Что должны сделать вы? Правильно, обеспечить его кратким executive summary. Взгляните на два варианта ответа ниже. Какой вам больше нравится?

Проанализируем первый ответ (слева). Он выполнен по принципу top-down approach. Это немного сбивает с толку, так как мы думаем «а что еще нужно?» Я бы сказала, что в приведенном варианте ответа нет структуры, да и вообще текст выглядит так, будто это результат быстрого брейнсторминга. Возможно, здесь действительно перечислены те пункты, из которых следует, что гипотеза верна. Однако создается впечатление, что, возможно, аналитик что-то упустил, возникают сомнения: а вдруг, он не рассказал еще о парочке важных причин, по которым стоит запускаться в Англии?

То есть руководитель ожидает настолько четкого и структурированного ответа, чтобы даже не возникала мысль о том, что ему что-то забыли рассказать.

Теперь рассмотрим второй ответ (справа). Также наблюдаем top-down коммуникацию, однако здесь добавляется еще и «правило трех», что делает ответ более организованным и четким. По сути, оба ответа почти ничем не отличаются по наполнению, меняется лишь структура. Когда в самом начале вы даете ответ в духе «есть три причины», а потом дополняете по списку – «вот первая, вот вторая, вот третья»  это звучит очень убедительно. Любой руководитель выберет «ответ номер 2».

Если говорить о консалтинге, то здесь «правило трех» проигрывается повсеместно и на разных уровнях. Если старший партнер или CEO спрашивает вас о чем-то, лучше начинать ответ с трех идей:

– Да, конечно, у меня есть три важных довода…
– Да, конечно, у меня есть три основных варианта…

– Можете дать ответ, почему нам стоит выходить на рынок Англии?
– Да, конечно. Вот три основные причины…

– Это моя основная рекомендация. И вот три основных аргумента, почему…

Когда вы только начинаете на скорую руку предлагать варианты ответа, это мыслительный процесс, импровизация, и часто придумать третий аргумент бывает достаточно сложно.

Именно из-за страха запнуться на третьем доводе, многие отказываются от этого приема эффективной коммуникации и начинают уходить в пространные рассуждения. Как же можно решить этот вопрос? Предлагаю пару вариантов.

Давайте проанализируем. В качестве третьей идеи перейдите на обсуждение следующих шагов. Это всегда актуально, ведь проект идет своим ходом и наверняка у вас есть мысли по тому, что вы собираетесь делать дальше. Возможно, вы не до конца довели исследование, возможно, у вас на носу следующая рабочая встреча (кстати, руководитель может дать какой-то дельный совет по повестке совещания). Размышляя о третьем варианте ответа, можете также осветить свои сомнения по поводу этой самой третьей идеи или поделиться мыслями о предполагаемых рисках, которые от вас почти не зависят.

Резюме. «Правило трех» очень действенный прием коммуникации, часто используемый в управленческом консалтинге не только аналитиками, но и партнерами на различных типах встреч.

Используйте этот прием, чтобы выглядеть структурированным и четким, не оставляя места дополнительным неудобным вопросам.

Полезные материалы:

Читайте  Action Titles: как выстраивают историю презентации консультанты
Читайте  Навык: иметь 30-секундный ответ на всё