Перед деловой встречей – как внутрикорпоративной, так и внешней, – важно подготовить слайд с повесткой совещания (agenda, – англ.). Некоторым может показаться, что это весьма странно напоминать о таких прописных истинах. Однако, общаясь с клиентами, не работавшими в консалтинге или инвестбанкинге, понимаешь, что большинство людей даже не слышали о том, что необходимо составлять дорожную карту встречи.

О значимости плана совещания чаще всего забывают там, где присутствует менее десяти человек, хотя именно на таких совещаниях структура обсуждения наиболее важна. Без повестки встречи дискуссия может затянуться на неопределенное время, а у участников мероприятия фокус внимания сместится в зону собственных смартфонов.

Так, недавний опрос McKinsey показал: 61% топ-менеджеров считает совещания неэффективными, хотя эта активность занимает половину времени, отведенного на решение стратегических задач. Только 37% руководителей отметили, что встречи в их компаниях действительно помогают оперативно принимать важные решения.

Повестка совещания – это top-down коммуникация, задающая тон ходу встречи, поэтому очень важно подбирать ёмкие, чёткие и важные слова. Представьте, что у вас ежедневные встречи, где нужно что-то обсуждать и доказывать с помощью презентаций. Вот три основные причины, почему необходимо готовить слайд с «дорожной картой».

1. План встречи не позволит упустить важную тему.
Управленцам сложно сконцентрироваться на том, что говорит их коллега, особенно когда впереди еще три-четыре подобных совещания или «горят» сроки сдачи важного документа.
Совет: когда пройдетесь по всем пунктам встречи, спросите участников, не упустили ли вы что-то важное из повестки совещания. Обычно это заставляет всех сконцентрироваться.

2. Agenda поможет переключиться на интересную тему, если вы заметите, что аудитория начинает скучать. Ввиду различных факторов, встречи часто начинают идти не так, как было задумано. Но в повестке присутствуют темы, которые во что бы то ни стало нужно проговорить. Остальные идеи можно будет разослать коллегам по электронной почте в формате follow-up.

Из моей практики. Некоторые клиенты просят начать, условно, с третьего пункта дорожной карты, считая его наиболее интересным и важным для их группы. Однако позже начинают задавать вопросы, ответы на которые были в начальных секциях моего воркшопа. В этом случае я не рассказываю все секции, которые мы опустили, а включаю один поясняющий слайд.

3. Agenda помогает вести за собой аудиторию. Представление проработанного слайда с повесткой встречи в начале заседания, показывает вас в лучшем свете: ваша речь заслуживает доверия и внимания уже потому, что вы продумали ее заранее.

И ещё один важный момент. Не всегда чёткая и серьёзная «дорожная карта» вашего выступления, собственно, нужна. Порой стоит принять важное решение – отойти от намеченного плана. Когда прибегать к такому решению? Тогда, когда вы пришли на встречу, однако основные стейкхолдеры не смогли появиться на запланированном совещании. Вы понимаете, что без заинтересованных лиц, принимающих решения, выступать бессмысленно: все ваши предложения по дальнейшему плану работ останутся на бумаге. Важно не только быть первоклассным докладчиком, но и аналитически оценивать ситуацию – быть внутри и вне переговорной комнаты одновременно. Если понимаете, что встреча отклоняется от заданного пути с самого начала, стоит забыть про свою «дорожную карту» и просто спросить аудиторию: «Что бы вы хотели в данный момент обсудить?» Это помогает.

Частично по книге Шу Хаттори «The McKinsey Edge»